Estudo de caso da Federação Unimed Nordeste Paulista

Resumo dos desafios enfrentados

• Centralizar o acesso aos arquivos localizados em distantes pontos do estado de SP, intensificar a segurança e reduzir o espaço de guarda de documentos.

• Simplificar as tarefas administrativas para facilitar o acesso aos documentos.

• Automatizar processos empresariais nos departamentos de finanças, recursos humanos, aquisições, entre outros.

Neutron: Gestão de Documentos e Automação de Fluxo de Trabalho

• A solução adotada em 2007 foi o Sistema Híbrido de Gerenciamento de Documentos., integrando todo tipo de documento através de scanners, microfilmagem e software para gestão documental. Atualmente, em 2024, mais de 100 processos da empresa estão em operação no software Neutron. Processos como controle de pagamentos, avaliação de desempenho e compras são essenciais no cotidiano, pois melhoram a produtividade geral e os resultados.

Principais benefícios da solução

• Localização imediata dos documentos via internet;

• Preservação dos documentos por mais de 100 anos;

• Acesso à informação conforme autorização definida;

• Controle e registro dos acessos aos documentos;

• Redução dos espaços físicos para guarda de documentos;

• Economia com locação de locais para a guarda;

• Padronização no arquivamento;

• Poder realizar auditorias nos processos através da web por meio de imagens;

• Maior agilidade no atendimento ao público;

• Maior satisfação do usuário;

• Liberação segura de procedimentos médicos;

• Melhores condições de trabalho para os colaboradores;

• Maior quantidade de informações disponíveis;

• Redução do número de colaboradores envolvidos na busca de documentos;

• Redução dos custos de viagem, com postagem, auditoria, cópia e impressão.